Laatimispäivä
13.12.2018
Rekisterinpitäjä
Paula Kurki
0400 264 795
toimisto@ajardos.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Paula Kurki
0400 264 795
toimisto@ajardos.fi
Rekisterin nimi
Asiakas- ja markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakas- ja markkinointirekisterin ylläpitäminen, yrityksen tuotteiden ja palveluiden markkinointi, tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen. Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sopimussuhteeseen ja/tai rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen. Henkilötietojen käsittelyyn voidaan pyytää myös suostumus esimerkiksi verkkosivuilla tapahtuvan yhteydenoton yhteydessä, jolloin suostumus muodostaa soveltuvin osin oikeusperusteen tietojen käsittelylle.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on oikeus harjoittaa asiallista, perusteltua ja laillista myynti- ja markkinointitoimintaa ja siihen liittyvää profilointia.
Rekisterin tietosisältö
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Henkilön titteli
- Henkilön edustama yhteisö
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Tiedot yhteydenpidosta
- Tiedot asiakassuhteen aikana tehdyistä toimenpiteistä kuten tilauksista ja laskutuksesta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta. Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä.
Henkilötietojen käsittely-/säilyttämisaika
Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin tietojen käsittely on tarpeen jonkin yllä mainitun käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi. Rekisteriin talletetut henkilötiedot hävitetään rekisteriin merkityn pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakasrekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi kun käytetään ulkoista palveluntarjoajaa lisäarvopalvelun tuottamiseen, luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa, jolloin tietoja luovutetaan palvelun tuottamiseen tarvittavassa laajuudessa. Tietoja saatetaan joutua luovuttamaan myös lainsäädännön niin velvoittaessa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto
Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
Rekisterin suojauksen periaatteet B: ATK:lla käsiteltävät toiminnot
Ainoastaan määrätyillä yrityksen ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää tietojen tallettamiseen ja käsittelyyn tarkoitettua sähköistä rekisteriä. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröitynä sinulla on voimassa olevan lainsäädännön mukainen oikeus kieltää tietojesi käsittely, pyytää tietojesi poistamista, saada tietoa sinusta talletetuista tiedoista sekä esimerkiksi pyytää sinusta talletettujen tietojen luovutusta toiselle rekisterin pitäjälle. Voit tutustua oikeuksiisi esimerkiksi Tietosuojavaltuutetun sivuilla: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.
Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toiveita tietojesi käsittelyyn liittyen, ota yhteyttä tässä selosteessa mainittuun rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi.
EVÄSTEET
Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.
Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa.
Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.
Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
- vierailijan IP-osoite
- vierailun ajankohta
- selatut sivut ja sivujen katseluajat
- vierailijan selain
Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen.
Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
GOOGLE ANALYTICS
Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmätieto- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla tallennetaan käyttäjästä mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi osoitteessa https://www.google.com/settings/ads.
Google Analytics seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chrome-selaimen lisäosalla.